Dovolená nevychází dle očekávání
Nárok na dovolenou se vypočítává automaticky. Jeho výše se může v průběhu roku pohybovat dle parametrů níže. Výpočet nároku na dovolenou ovlivňuje:
- délka pracovního poměru v daném roce
- výměra dovolené
- týdenní pracovní doba
- ne/správně naplánované směny (nebo nastavený výpočet pro docházku bez směn)
- ne/správně vyplněná docházka
- ne/správně uzamykaná docházka
- ne/správně nastavené aktivity pro výpočet dovolené
- výše čerpaných překážek v daném roce
Více informací k dovolené v GIRITONu najdete zde.
Co zkontrolovat, když je nárok na dovolenou nižší?
Níže najdete nejčastější chyby v účtu, kvůli kterým se nárok na dovolenou odchyluje od očekávané výše.
Správná data v Personalistice
Je třeba mít vyplněn Začátek prac. poměru, případně datum Konce prac. poměru na kartě 1 Základní. Na kartě 5 Docházka je pak nutno mít správně vyplněné pole Týdenní pracovní doba a Výměra dovolené. Více informací k agendě Personalistika najdete zde.
|
|
Uživatel musí mít naplánované směny
Ideálně má uživatel v Personalistice přiřazený plánovač směn, který směny plánuje automaticky.
Doporučujeme plánovat směny i v případě, že s nimi firma běžně nepracuje - lze jednoduše nastavit směnu na 8h denně pomocí připraveného plánovače Ranní v týdnu.
Pokud jsou ve firmě kratší úvazky, tedy směny nevychází na 8h denně, je třeba připravit pro tyto typy úvazků vlastní plánovač. Na co myslet v GIRITONu při zkrácených úvazcích, najdete zde.
Jestliže uživatel pracuje a nemá plánované směny, jde z pohledu systému o odpracovanou dobu nad rámec směn. Taková se při výpočtu dovolené nezohledňuje - nárok na dovolenou by vyšel nižší.
|
|
|
Pokud je plán směn vyplněn i do budoucna, vychází výpočet nároku na dovolenou z těchto směn. Není-li vyplněn plán směn v budoucnu, předpokládá se že uživatel v každém budoucím měsíci odpracuje své TPD (týdenní pracovní dobu dle délky měsíce).
Jestliže je nežádoucí plánovat uživatelům směny, lze potřebu směn obejít nastavením výpočtu tak, aby se místo délky plánované směny použil vždy očekávaný denní fond (TPD / 5). Tuto výjimku doporučujeme konzultovat s technickou podporou.
Stejně tak kontaktujte technickou podporu v případě, že ve společnosti plánujete směny nerovnoměrně. Bude potřeba tomu přizpůsobit výpočet dovolené i náhradního volna.
Uživatel musí mít vloženou docházku ve dnech, kdy má směnu
Tímto je chápána jak pracovní činnost, tak i absence. Ať už je vkládaná Práce, Sick Day, Home Office, Nemoc nebo cokoliv dalšího, je třeba mít plánovanou směnu vyplněnou příslušnou aktivitou. Nevložená docházka znamená neomluvenou absenci a nárok na dovolenou by vyšel nižší.
Více ke vkládání docházky najdete zde.
|
|
Docházka uplynulých měsíců musí být zamknutá
Jakmile nastane nový měsíc a zaměstnanci mají v tom uplynulém řádně evidované aktivity, můžete docházku za předešlý měsíc uzamknout.
Uzamknutím docházky se vypočítané hodnoty z uzamykaného měsíce přenášejí do dalšího měsíce. Tím dochází ke správnému výpočtu aktivit (např. náhradního volna, fondu dovolené). Uzamknutá docházka zároveň už nemůže být upravena, pokud ji uživatel s příslušným oprávněním opět neodemkne.
Zamykání docházky se plně věnujeme v tomto článku.
Nastavení aktivit ovlivňujících výpočet dovolené
Výpočet dovolené sleduje vkládání jednotlivých aktivit a rozděluje je na "pracovní a překážkové". Dle pravidel legislativy se totiž vyšší množství čerpaných překážek neuznává pro výpočet nároku na dovolenou. V GIRITONu tedy platí, že všechny aktivity, které do docházky vkládáte musí být zařazeny do výpočtu níže.
Aktivity nespadající do překážek
To, jaké aktivity se do výpočtu dovolené promítají, najdete v Menu uživatel (Vaše jméno vlevo nahoře) - Docházka - Docházkové aktivity, vyberte aktivitu Dovolená - odprac. doba pro nárok na dov. a dále kartu 4 Ostatní.
Měly by zde být všechny aktivity, které nejsou překážkové. Automaticky se sem při vytvoření účtu řadí:
|
|
|
Docházkové aktivity přidané na míru (např. Montáž, Servis, Služební pochůzka ...) je třeba do tohoto seznamu přidat.
Aktivity spadající do překážek
Menu uživatel (Vaše jméno vlevo nahoře) - Docházka - Docházkové aktivity, vyberte aktivitu Dovolená - suma překážkových aktivit a karta 4 Ostatní by pak měla obsahovat všechny aktivity, které eventuálně mohou krátit nárok na dovolenou dle pravidel legislativy.
Automaticky se sem při vytvoření účtu řadí:
- Karanténa
- Nemoc
- Neplacené volno
- Otcovská poporodní péče
- Rodičovská dovolená
Překážkové aktivity přidané na míru je třeba do tohoto seznamu přidat.
Očekávaná odpracovaná doba
Aby nárok na dovolenou nevycházel nižší pokaždé, když uživatel odpracuje místo plánovaných 08:00 hodin jen 07:55, je systém přednastaven tak, aby při odpracování alespoň 80% délky směny (tj. 0.8 dne) počítal celý den za řádně odpracovaný (z hlediska výpočtů dovolené).
PŘÍKLAD: Plánovaná směna je v délce 10h. Očekává se, že uživatel odpracuje 0.8 dne (= 80% směny = 8h). Pokud bude do této směny vloženo například jen 5 hodin Práce, nebude splněna podmínka a za tento den se nebude počítat nárok na dovolenou. Dovolená - nárok a tedy i Dovolená - zbývající se sníží.
Tento koeficient lze dle potřeby upravit, a to v extrémním případě i na 0%, což by znamenalo, že i když je docházka prázdná, počítá se den z hlediska dovolené za řádně odpracovaný. Koeficient lze upravit v Menu uživatel (Vaše jméno vlevo nahoře) - Docházka - Docházkové aktivity, vyberte aktivitu Dovolená - odprac. doba pro nárok na dov. a nastavení najdete na kartě 4 Ostatní.
Ruční korekce nároku na dovolenou
Doporučujeme vždy nastavit výpočet dovolené dle popisu výše. Klient má tak jistotu, že pokud každému uživateli - stávajícímu nebo nově nastupujícímu - naplánuje směny, zkontroluje správnost docházky a docházku pak zamkne, bude nárok na dovolenou i zbývající dovolená vycházet dle očekávání.
Pokud Dovolená - nárok nevychází dle očekávání, bude to nejčastěji způsobeno nesplněním jednoho z bodů výše. Pokud však (zejména na konci roku) nechcete hledat chybu ve vložených datech, ale chcete prostě upravit Dovolená - nárok tak, aby místo nežádoucích např. 157:00 ukazoval očekávaných 160:00, můžete využít pole Dovolená - korekce nároku, které je ve výchozím stavu skryté.
PŘÍKLAD: V lednu zaměstnanec vloží do své směny v délce 8h docházku v délce 2h a zbytek směny zůstane prázdný. Jestliže systém očekává odpracování 80% směny, tento den podmínku nesplňuje a Dovolená - nárok se sníží např. ze 160:00 na 157:00, tedy o 3h.
Tohoto si však zaměstnanec všimne až v prosinci, kdy má být jeho Dovolená - zbývající 08:00, ale vlivem zkrácení mu zbývá k čerpání jen 05:00.
Aby klient nemusel odemykat docházku za celý rok a opravovat vložené záznamy v lednu, může v tomto případě využít funkci Dovolená - korekce nároku.
Dovolená - korekce nároku by se měla používat jen ve výjimečných případech, kdy není žádoucí hledat chybu ve vložených datech a tu opravit. Funkci zapnete v Menu uživatel (Vaše jméno vlevo nahoře) - Docházka - Docházkové aktivity, vyberte aktivitu Dovolená - korekce nároku, na kartě 3 Ostatní zapněte volbu Zobrazit v agendě Personalistika a uložte změny. Pokud máte otevřenou agendu Personalistika, zavřete ji křížkem a znovu otevřete.
|
|
|
Do pole zapište hodnotu, která se přičte (anebo odečte) k Dovolená - nárok a změny uložte. Po ruční korekci bude pole podbarveno zeleně. V uvedeném příkladu byste do pole napsali hodnotu 03:00 a Dovolená - nárok se pak zvedne na očekávaných 160:00. Dovolená - zbývající se pak zvedne z 05:00 na 08:00.
Další informace k dovolené najdete zde.
Informace k dovolené pro dohodáře jsou sepsány v tomto článku.
Zde najdete informace, jak zpracovat dovolenou, pokud se zaměstnanci mění úvazek v průběhu roku.