Agenda Docházka

Videonávod ▶ Agenda Docházka

Tlačítka a filtry

Po rozkliknutí agendy Docházka se uživateli nabídne velká tabulka s měsíčním přehledem jeho docházky. Pokud má uživatel oprávnění prohlížet docházku také jiným kolegům, může použít v horní části obrazovky filtr pro jednotlivá střediska a uživatele.

Dále v horní části obrazovky může přepínat mezi jednotlivými měsíci a také vybírat různé varianty zobrazení - přehled osoby, denní přehled, měsíční přehled (1).

Pro denní a měsíční přehled lze využít i filtry pro zobrazení vybrané skupiny zaměstnanců.

Denní přehled

• pouze aktivní osoby - pouze uživatelé s vloženou aktivitou pro daný den
• pouze plánované osoby - pouze uživatelé s naplánovanou směnou
• pouze osoby s chybami - pouze uživatelé, kteří mají chyby v docházce
• osoby s příchodem mezi - omezí uživatele v časovém rozmezí dle příchodu do práce
• osoby s probíhající aktivitou - pouze uživatelé se specifickou probíhající aktivitou
• osoby s otevřenou / uzavřenou docházkou - zobrazí pouze uživatele s otevřenou nebo zavřenou docházkou
• porovnání hodnoty aktivity - zobrazí uživatele dle výše hodnoty aktivity

Měsíční přehled

• pouze aktivní osoby - pouze uživatelé s vloženou aktivitou pro daný měsíc
• pouze osoby s chybami - pouze uživatelé, kteří mají chyby v docházce
• osoby s otevřenou / uzavřenou docházkou - zobrazí pouze uživatele s otevřenou nebo zavřenou docházkou
• porovnání hodnoty aktivity - zobrazí uživatele dle výše hodnoty aktivity

Ikonou auta (2) se dostanete do agendy Služební cesty.

Nabízí se zde také tlačítko Tisk (3) , které umožní vybrat si z mnohých tiskových sestav a následně je exportovat do více formátů (vhodné pro mzdové účetní). 

Ikony se zavřeným a otevřeným zámkem (4) slouží k uzavírání a otevírání docházky - po ukončení měsíce je vhodné docházku uzamknout, aby v ní uživatelé již nemohli provádět změny a nelišil se tak například výsledek docházky s výplatou uživatele.

Tlačítko se dvěma šipkami (5) umožňuje aktualizovat docházku bez nutnosti se odhlašovat a přihlašovat.

Ikona oka (6) pak slouží pro kontrolu fotek, pokud je dané zařízení pořizuje.

Pomocí ikony Nastavení (7) lze změnit vyhledávání v poli pro jméno uživatele. Můžete tak možnosti pro vyhledávání rozšířit o další položky jako je číslo zaměstnance, středisko nebo pracovní pozici.

Ikona otazníku (8) odkáže uživatele na online nápovědu pro danou agendu.

Hlavní zobrazení docházky

Hlavní tabulka nabízí měsíční přehled konkrétní osoby, její naplánované směny a konkrétní záznamy z jednotlivých dnů.

V tabulce Sumy (1) jsou zobrazeny celkové údaje docházky za celé zobrazené období. Po vybrání konkrétního dne v tabulce lze zobrazit detaily tohoto dne v kartě Záznamy (2) a pokud na to má uživatel oprávnění, lze zde tyto údaje i upravovat. Stejně tak se detailní informace o konkrétním dni zobrazí po najetí myší na vybraný den.

V případě, že je docházka v některém dni problémová (uživatel zapomněl odčipovat příchod, čipoval pouze odchod), zobrazí se na tomto řádku červený vykřičník (3).

Pokud došlo k přepsání výsledku některé z editovatelných aktivit, je toto pole zvýrazněno zeleně (4).

Žádosti (5) vybraného uživatele (o lékaře, dovolenou, ...) jsou ve výkaze zobrazeny šrafovaně. V kartě Záznamy lze kliknutím na ikonku ozubeného kolečka zobrazit okno s detailem vybrané žádosti.

Vkládání docházky

Záznamy se v docházce objevují automaticky, použije-li uživatel k zadání mobilní aplikaci, píchací hodiny či widget na domovské stránce webové aplikace. Docházku však můžete vložit také ručně (pokud na to máte oprávnění). 

1. Klikněte do konkrétního dne, vpravo v detailu se zobrazí tabulka Záznamy.
2. Zde v řádku se zeleným tlačítkem + vyberete aktivitu, kterou chcete přidat, a čas od kdy se má počítat.
3. Kliknutím na zelené tlačítko + přidáte další řádek, který bude tuto aktivitu ukončovat v jiném čase. Každá aktivita musí mít svůj začátek a konec (ikona play a stop).
4. Změny uložíte.

Aktivita Práce a Práce (celkem)

Aktivita Práce značí odpracovanou činnost pouze pro docházkovou aktivitu s názvem Práce. Pokud je tedy vložena aktivita Práce, hodnoty se budou připisovat pouze pro ni. Pokud je vložena aktivita Home Office, bude odpracovaná doba připsána pro aktivitu Home Office.

Práce (celkem) je suma všech pracovních aktivit za dané období/den. Pokud je tedy aktivita nastavena jako pracovní, bude odpracovaná doba připsána do sumy Práce (celkem).

Hromadné vkládání

1. Ve webové aplikaci v agendě Docházka klikněte na zelené tlačítko +Přidat a objeví se další nabídka, ve které je i Hromadné vložení. To vyberte.
2. Otevře se tabulka kalendáře, ve které tažením myši označíte požadované dny, kdy má aktivita trvat.
3. Poté se zobrazí další okno pro bližší specifikaci. Zde klikněte na pole pro vybrání osoby a vyberte jen ty lidi, u kterých chcete aktivitu zaznamenat.
4. Poté vyberete aktivitu, datum nebo čas, kdy má trvat. Zde je několik možností viz obrázek. Vše uložíte tlačítkem OK a následně v kalendáři tlačítkem Uložit.

Tímto způsobem lze také hromadně vložit směny, díky čemuž můžeme vložit do plánu směn konkrétní směnu, konkrétní plánovač směn, případně vlastní plánovač směn, který přiřadí směny v daných dnech do konkrétního střediska

Hromadné mazání

1. Ve webové aplikaci v agendě Docházka klikněte na červené tlačítko popelnice a objeví se možnost pro Hromadné mazání záznamů v docházce.
2. V možnosti vyberte uživatele a dny, pro které chcete v docházce smazat záznamy aktivit.
3. Poté vyberete aktivitu kterou chcete z docházky odstranit. Smazání záznamů potvrdíte stisknutím tlačítka Ano.

Uzavírání docházky

Jakmile nastane nový měsíc a zaměstnanci mají řádně evidované aktivity, můžete docházku za předešlý měsíc uzavřít. Uzamčením docházky se hodnoty pracující s výpočty napříč měsíci z uzamykaného měsíce přenášejí do dalšího měsíce. Uzamčená docházka tak přenáší hodnoty pro aktivity (náhradní volno, fond dovolené) do dalšího měsíce.

Pro uzavření docházky je však nutné dodržet několik pravidel. Pokud docházka za předešlé měsíce není uzavřena nebo není uzavřena ve správném pořadí, objeví se příslušná oznámení.

Neuzavřená docházka

Pokud máte za předchozí měsíce neuzavřenou docházku, v pravém panelu se zobrazí upozornění. Po rozkliknutí oznámení lze snadno zjistit, které měsíce nejsou uzavřené a je tedy nutné docházku pro dané měsíce uzavřít.

Nesprávné pořadí uzavírání docházky

Může se stát, že za předchozí měsíce uzavřete docházku, ale i tak se zobrazí upozornění. Pokud máte v docházce upozornění na nesprávné pořadí v uzavírání docházky, znamená to, že jste docházku neuzavřeli chronologicky, tedy měsíc po měsíci. V takovém případě je nutné pro dané měsíce docházku otevřít a poté chronologicky uzavřít. To lze udělat hromadně přes tlačítko zámku a vybráním daných měsíců.