Personalistika

Videonávod ▶ Založení nového uživatele

V agendě Personalistika se Vám ve spodní části nabídne seznam všech vytvořených uživatelů. Kliknutím na konkrétního uživatele se v horní části zobrazí detail této osoby. U každého zaměstnance je kromě základních údajů nutno správně uvést také začátek a (případně) konec pracovního poměru. Nového uživatele přidáte tlačítkem Přidat. Chcete-li hromadně přidat větší množství uživatelů, lze provést také hromadný import.

Tlačítka a filtry

Po rozkliknutí agendy Personalistika se uživateli nabídne karta s přehledem zaměstnance. Agenda obsahuje seznam všech stávajících a bývalých zaměstnanců.

Nový záznam zaměstnance lze vytvořit tlačítkem +Přidat (1).

Pokud již zaměstnanec nevykonává pracovní činnost a není třeba jeho záznam v Personalistice evidovat, doporučujeme vždy nastavit pouze datum v poli Konec pracovního poměru. V případě, že se rozhodnete záznam trvale Smazat (2), berte prosím na vědomí, že odstraníte veškeré záznamy spojené s tímto účtem (záznamy docházky, apod.). Po smazání již není možné tuto akci vrátit zpět. Pomocí funkce Smazat máte také možnost trvale odstranit pouze specifické záznamy zaměstnanců (profilové fotografie, žádosti, docházku), a to šipkou vedle nápisu Smazat.

Po vyplnění pracovního emailu (karta 2 Kontakt), máte možnost zaměstnancům Odeslat email (3). Pokud si přejete odeslat hromadný email přizpůsobený pro každého zaměstnance, lze využít Výrazy v pravém sloupci.

PŘÍKLAD: Přejete si u zaměstnanců ověřit evidovaná telefonní čísla a chcete jim zaslat hromadný email s aktuálním telefonním číslem pro každého zaměstnance zvlášť? V tomto případě lze využít zmíněné Výrazy.

"Žádáme o kontrolu uvedeného telefonního čísla. Je Vámi poskytnuté telefonní číslo {{recipient.phoneNumber}} stále aktuální? Pokud ne, žádáme Vás o poskytnutí nového čísla."

Výraz {{recipient.phoneNumber}} vyhledá záznam telefonního čísla příjemce emailu a zašle jej v tomto případě pouze jemu.

  • Výrazy jsou zobrazeny v pravé tabulce emailového editoru. Výrazy se vkládají za sebou a oddělují se pouze mezerou případně jiným znakem.
  • Níže je příklad nejčastěji využívaných výrazů, které lze použít:
    • {{recipient.lastName}} - Příjmení zaměstnance
    • {{recipient.email}} - E-mail zaměstnance
    • {{recipient.firstName}} - Jméno zaměstnance

Jakmile zaměstnancům vyplníte pracovní email, lze jim Zaslat pozvánku do systému (4). Těm se odešle email s odkazem na vytvoření přihlašovacích údajů.

Tlačítko Kalkulačka (5) slouží k ověření výpočtu Nároku na dovolenou. Stačí zadat začátek a konec pracovního poměru, výměru dovolené v týdnech a týdenní pracovní dobu. Výsledek lze ověřit s nárokem na dovolenou, který je dostupný na kartě 5 Docházka. Pakliže Vám výsledek nevychází, máme k dispozici instrukce Co dodržet, aby dovolená vycházela správně.

V jednotlivých tiskových sestavách, které jsou dostupné po stisknutí tlačítka Tisk (6), lze exportovat seznam zaměstnanců, seznam oprávnění, nebo QR kódy sloužící k identifikaci uživatele.

Po uplynutí stanoveného Konce pracovního poměru zaměstnance se jeho záznam skryje. Jestliže si přejete záznam znovu zobrazit, stačí odkliknout možnost Zobrazit pouze aktuálně zaměstnané (7).

Ikona otazníku (8) Vás vždy přesměruje na online nápovědu příslušné agendy.

V agendě Personalistika lze vyhledávat dle příslušného sloupce záznamu zaměstnance. Pokud tedy kliknete do libovolného řádku v sloupci "Příjmení" v pravém horním rohu se ve Vyhledávácím poli (9) zpřístupní vyhledávání podle příjmení. Tato funkce je dostupná pro každý sloupec tabulky a parametry pro filtrování lze kombinovat.

PŘÍKLAD: Přejete si vyhledat všechny zaměstnance ze střediska Expedice, kteří mají úvazek HPP.

  • Kliknete do libovolného řádku ve sloupci Středisko - do vyhledávácího pole napíšete Expedice a stisknete Enter
  • Poté kliknete do libovolného řádku sloupce Typ pracovního poměru - do vyhledávání napíšete HPP a stisknete Enter

Tímto způsobem dostanete seznam zaměstnanců ze střediska Expedice, kteří pracují na HPP.

Střediska a podstřediska

Kliknutím do pole  středisko na kartě 1 Základní je možno tlačítkem Přidat založit nové středisko. Máte-li již v seznamu označené nějaké středisko a stisknete tlačítko Přidat, vytvoří se podstředisko.

Jakmile jsou střediska založená, lze u každého uživatele vybrat jedno nebo více středisek, do kterých osoba patří. V závislosti na střediscích je pak možné specifikovat oprávnění uživatelů.

TIP: Přiřazovat uživatele do středisek lze i hromadně. Jednoduše označte v seznamu uživatelů zaškrtávátky konkrétní lidi. Následně v detailu jakékoli osoby na kartě 1 Základní kliknete na ikonu lupy u Střediska a vyberte, do jakého střediska (nebo více středisek) všechny označené přidáte. Změny uložte.

Jak přidat uživatelům značku

Spousta nastavení v systému se váže na střediska nebo značky. Uživatele lze označkovat přímo v Personalistice, a to buď každého zvlášť nebo hromadnou úpravou.

  1. V agendě Personalistika označte pomocí zaškrtávátek v seznamu uživatelů ty uživatele, kterým chcete přidat novou značku.
  2. Na kartě 1 Základní klikněte do pole Značky a vepište libovolné slovo/slova bez mezer. Stiskněte Enter a značka se vytvoří vedle pole Značky.
  3. Změny uložte.

Jakmile bude značka u někoho vytvořena, zobrazí se pak v nabídce i pro další uživatele.

V poli Značky lze rozkliknout šipka, která zobrazí všechny značky využívané v systému. Kliknutím na konkrétní značku provedete výběr. Změny následně uložíte.

TIP: Přiřazovat uživatelům značky můžete i hromadně. Jednoduše označte v seznamu uživatelů zaškrtávátky konkrétní lidi. Následně v detailu jakékoli osoby na kartě 1 Základní kliknete na šipku u pole Značky a vyberte konkrétní značku, případně vytvořte novou. Změny uložte.

Jak vytvořit uživateli přístup do webové nebo mobilní aplikace

Pokud chcete, aby měla daná osoba  možnost se přihlásit do webové aplikace, nebo používat mobilní aplikaci Moje docházka, musíte vytvořit přihlašovací údaje - zpravidla se uživatelé přihlašují svým e-mailem, zadaným na kartě 2 Kontakt.

  1. V agendě Personalistika si zatržítky označte všechny lidi, kterým chcete odeslat přístupové údaje.
  2. Po označení klikněte nahoře na tlačítko Zaslat pozvánku do systému.
  3. Uživatelům se na pracovní e-maily (uvedené na kartě 2 Kontakt) odešle zpráva s odkazem k vytvoření přihlašovacího jména a hesla. 

TIP: Pokud potřebujete v nějaké situaci nastavit jméno a heslo přímo v administraci, můžete do karty 3 Účet webové aplikace vypsat login např. JANNOV a univerzální heslo např. heslo12345.

Vzhledem k GDPR nesmí znát heslo nikdo jiný kromě uživatele samotného. Uživateli pak dáte odkaz na přihlášení (vasefirma.giriton.com) a on si přes Zapomenuté heslo vygeneruje své vlastní. Mnohem více však doporučujeme zasílat přístupy skrze pozvánku.

Skupiny oprávnění

Na kartě  4 Skupiny oprávnění vyberte jednu nebo více skupin oprávnění, do kterých editovaná osoba patří. Skupiny oprávnění určují, jaká práva má v rámci systému tento zaměstnanec k dispozici. Skupina Zaměstnanci s vlastní docházkou, je výchozí a spadá do ní každý nově vytvoření uživatel. Tato skupina oprávnění uděluje práva na prohlížení vlastní docházky, plánu směn a možnost podávat žádosti. Po založení účtu je v systému několik výchozích skupin oprávnění, které lze samozřejmě později měnit v agendě Menu uživatel (vaše jméno vlevo nahoře) - Správa - Skupiny oprávnění. 

Jak přiřadit PINy, čipy nebo otisky prstů

Pokud chcete přiřadit čipy, PINy či otisky prstů na počítači nebo na Píchacích hodinách, projděte si návod zde.

Používátel-li pro identifikaci QR kódy, postupujte následovně.

  1. V agendě Personalistika - karta 6 Docházkové PINy, čipy, QR kódy - je nutno každému uživateli do pole Docházkový PIN, čip, QR kód 1 ručně vepsat alespoň jedno číslo, které se po sléze použije pro vytvoření QR kódu.
  2. Po vyplnění těchto údajů klikněte nahoře na tlačítko Tisk a vyberte tiskovou sestavu QR kódy zaměstnanců pro jejich vygenerování.