Agenda Evidence vozového parku

Automaticky vytvořená agenda Evidence vozového parku je místo, kde se nachází všechny informace o vozidlech společnosti. Nejen, že slouží k přehledu, ale hlídá a připomíná také důležitá data a nebo nabízí tisk formulářů, které se automaticky přizpůsobí konkrétnímu vozidlu.

Vzhled i obsah agend můžete dále upravovat dle potřeb.

Zadejte vozidla do systému

V agendě Evidence vozového parku klikněte na Přidat a vepište požadované údaje.

Zadání nového vozidla
  • Pokud v poli Značka nenajdete požadovanou značku, stačí novou značku jednoduše vepsat a stisknout Enter. Popřípadě ji můžete přidat mezi nabízené značky, a to v Menu uživatel (vaše jméno vlevo nahoře) - Správa - Vlastní agendy - Evidence vozového parku - karta 2 Políčka agendy - pole Značka - Hodnoty.

  • V poli Přiděleno uživateli se nabízí všichni uživatelé, kteří jsou zadáni v agendě Personalistika.

    Pokud zde ještě uživatele nemáte, můžete je přidat ručně a nebo hromadným importem.

  • Dále jsou k vyplnění všechna důležitá data jako konec platnosti povinného ručení, STK, lékárničky a dalších. Tato data doporučujeme vyplnit, jelikož GIRITON je pak bude moci hlídat za Vás díky notifikacím viz níže.
  • Pole Aktivní slouží ke zobrazení konkrétního vozidla v mobilní aplikaci Moje docházka. Toto je relevantní jen v případě, kdy klient využívá HR Systém GIRITON i Docházku GIRITON.

TIP: Jestliže již máte vytvořenou evidenci vozidel např. v excelovém souboru, je možné je hromadně naimportovat přímo do systému. Import můžete provést sami a nebo s asistencí naší technické podpory. Vzorový importní soubor a postup importu najdete zde.

Integrace Služebních cest z Docházkového systému do Vozového parku HR systému

Pokud již jste naším klientem používajícím Docházku GIRITON, pravděpodobně využíváte i možnost evidování Služebních cest, vozidel, počtu najetých kilometrů a dalších údajů.

Po zapnutí modulu HR Systém se automaticky:

  • u docházkové aktivity Služební cesta zapne propojení na kartě 4 Ostatní, tedy Menu uživatel - Docházka - Docházkové aktivity - Služební cesta - 4 Ostatní
  • každá již evidovaná SPZ u existujících Služebných cest vytvoří jako nový záznam v Evidenci vozového parku
  • v mobilní aplikaci Moje docházka budou dále nabízet jen ta vozidla, která mají zapnuto pole Aktivní, takto tedy snadno zkontrolujete, která vozidla se nabízí lidem při zadávání Služební cesty přes aplikaci.
Zadání Služební cesty v aplikaci Moje docházka a úprava Aktuálního stavu tachometru

Pokud bude v mobilní aplikaci zadána hodnota do pole Aktuální stav tachometru, propíše se toto číslo i do Evidence vozového parku - pole Aktuální nájezd [km].

Chcete-li automaticky propisovat informace ze Služebních cest do jiné agendy či jiných polí, lze změnit nastavení v Menu uživatel - Docházka - Docházkové aktivity - Služební cesta - karta 4 Ostatní.

Notifikace

GIRITON umožňuje automatické odesílání notifikací při splnění nastavené podmínky. Můžete si nastavit vlastní notifikaci nebo využít již připravené. V systému jsou předem vytvořené následující notifikace, které vás upozorní na vybrané události:

  • Blíží se garanč. prohlídka vozidla (nájezd)

    notifikace se odešle 1 000 km před nastavenou hodnotou v poli Garanční prohl. při [km] nehledě na nastavený termín platnosti samotné garanční prohlídky

  • Blíží se garanč. prohlídka vozidla (termín)

    notifikace se odešle 30 dní před termínem pole Garanční prohlídka do

  • Blíží se termín STK

    notifikace se odešle 30 dní před termínem pole STK platná do

  • Blíží se termín výměny lékárničky

    notifikace se odešle 30 dní před termínem pole Lékárnička platná do

  • Blíží se termín výměny dálniční známky

    notifikace se odešle 30 dní před termínem pole Dálniční známka do

  • Blíží se termín výměny oleje

    notifikace se odešle 1 000 km před nastavenou hodnotou v poli Další výměna oleje při [km]

Notifikace jsou nastaveny tak, aby se zasílaly všem osobám se značkou notifikovatVozovyPark .

Značku přiřadíte v Personalistice na kartě 1 Základní. Příjemce obdrží notifikaci na e-mailovou adresu vyplněnou v poli Email pracovní na kartě 2 Kontakt.

TIP: Nastavte si notifikaci na pole Aktuální nájezd [km]. Notifikace Vás pak upozorní, že se blíží nájezd k hranici např. 15 000 km, přesto, že ještě neuběhl rok od poslední garanční prohlídky..

Tiskové sestavy a dokumenty

Evidence vozového parku již obsahuje dokumenty, které můžete generovat přímo u konkrétního vozidla. Máte-li již své firemní formuláře, lze je do systému přidat tak, aby se také automaticky vyplňovaly.

Při předání vozidla zaměstnanci se může hodit Protokol o převzetí automobilu do užívání.

Chystáte vyslat zaměstnance do zahraničí? Pak se nabízí vygenerování dokumentu Potvrzení o užívání služebního vozu pro zahraniční cestu.

Náhled vygenerovaného Potvrzení o užívání služebního vozu pro zahraniční cestu

TIP: Podrobnější informace k řízení služebního vozidla v zahraničí, případně užívání k soukromým účelům najdete zde.

Kdo může do Evidence vozového parku nahlížet?

Pokud jste administrátorem účtu, máte k náhledu i úpravám veškeré agendy. Přístup do agendy Evidence vozového parku lze spravovat pomocí oprávnění Agenda Evidence vozového parku - prohlížení záznamů a Agenda Evidence vozového parku - úprava záznamů.


Prohlédněte si také další agendy.