Založení nové Agendy

Základem HR systému je Agenda. Po založení firemního účtu jsou automaticky předvytvořeny agendy jako Evidence majetku, Kniha úrazů a několik dalších s tím, že každá společnost si může agendy libovolně upravovat anebo zakládat vlastní.

Založení nové Agendy

Agendy spravujete v Menu uživatel (vaše jméno vlevo nahoře) - Správa - Vlastní agendy. Klikem na tlačítko Přidat - Vlastní agenda můžete přidat novou agendu pojmenovanou třeba Evidence majetku, popřípadě upravit některou z existujících. U každé agendy můžete vybrat její název, ikonku, barvu anebo její umístění.

Políčka agendy

Každá vlastní agenda má nějaká Políčka, která spravujete v kartě Políčka agendy.

Políčko má ve výchozím stavu jedinou hodnotu (například "Držitelem" nějakého majetku může být jediný Zaměstnanec), ale lze přidat i políčko s vícero hodnotami (například políčko "Svědek úrazu" v Knize úrazů má volbu "Počet hodnot" nastavenou na "Více hodnot").

U políčka můžete zaškrtnout volbu "Pole je součástí popisu záznamu". Když se pak záznam této agendy zobrazuje jinde v aplikaci (například v seznamu v roletce), zobrazí se hodnoty políček, které mají tuto volbu zapnuty. Například u Knihy úrazů tuto volbu zapnete u políčka Datum a Zraněný zaměstnanec. Jinde v aplikaci se pak v seznamu úrazů zobrazí záznamy jako 2023-08-01 Pavel Novák.

Pro každé políčko se automaticky vytvoří Identifikátor v šabloně. Například pro políčko pojmenované Datum školení bude vypadat jako {{record.datumskoleni}}. Tento identifikátor použijete při automatickém vyplňování dokumentů.

Vše potřebné k nastavení nových polí se dozvíte v tomto článku.

Karty agendy

Jakmile pro vaši novou agendu založíte políčka, můžete si je umístit do jednotlivých karet, které budou k dispozici v této agendě. Po kliknutí na danou kartu sem můžete přetáhnout jednotlivá políčka a vybrat jim tak umístění ve webové aplikaci.

Při návrhu můžete políčka umisťovat i do sloupců po dvou nebo po třech.

Agendy s malým množstvím políček mohou mít všechna políčka v jediné kartě, zatímco složitější agendy mohou mít políčka rozdělena do vícero karet.

Vše potřebné k nastavení nových karet se dozvíte v tomto článku.

Notifikace

Ke každé agendě můžete přidat notifikace, a to v kartě Notifikace. Například k agendě Vozový park se bude hodit notifikace, která vám dá vědět, když se bude blížit výročí hodnoty v políčku "Datum poslední technické kontroly". Podrobný popis nastavení notifikací najdete zde.

Tiskové sestavy

Ke každé agendě můžete v kartě Sestavy nahrát vlastní dokumenty typu Word jako šablony pro tiskové sestavy. V těchto Wordových dokumentech můžete použít Identifikátory políček, například tedy {{record.datumskoleni}} a systém pak v okamžiku exportu váš Wordový dokument naplní daty daného záznamu z Giritonu. Více informací naleznete v kapitole tvorba dokumentů.

Kalendáře

Z každé agendy můžete vytvořit Kalendáře, a to v kartě Zdroje kalendářů. Například z agendy Lékařské prohlídky chcete vytvořit kalendář nazvaný "Plánované prohlídky", který bude zobrazovat události z této agendy dle hodnoty políčka "datum další prohlídky". Tento kalendář můžete také exportovat jako sdílený ical kalendář.

Článek věnovaný tvorbě kalendářů najdete zde.

Dokumenty (a digitální podepisování)

U každé agendy můžete v kartě Dokumenty aktivovat funkce "Zobrazit Kartu Dokumenty" a "Umožnit digitální podepisování dokumentů". V takovém případě půjde k záznamům dané agendy (například Kniha úrazů) přikládat dokumenty (PDF, Word, Obrázky, ...), popřípadě tyto dokumenty digitálně podepisovat.

Zobrazení záznamů agendy v Personalistice

Řekněme, že používáte agendy Evidence majetku, Lékařské prohlídky a Kniha úrazů a chcete vybrat konkrétního uživatele a na jediném místě vidět jeho firemní majetek, jeho lékařské prohlídky i jeho úrazy.

V Menu uživatel - Správa - Vlastní agendy, vyberte danou agendu jejíž záznamy chcete v Personalistice vidět. Na kartě Políčka agendy vyberte políčko typu Zaměstnanec (třeba v Evidenci majetku to bude políčko "Držitel") a vpravo na kartě Integrace pak zapněte volbu Zobrazit záznamy agendy v Personalistika. Když teď otevřete agendu Personalistika, uvidíte navíc karty "Evidence majetku", "Lékařské prohlídky" a "Kniha úrazů", ve kterých vždy uvidíte pouze záznamy pro vybraného uživatele.

Podrobný návod k propojení agend s Personalistikou najdete zde.

Oprávnění uživatelů

Pro každou agendy můžete spravovat oprávnění jednotlivých uživatelů k prohlížení nebo úpravě záznamů v dané agendě. Více o správě oprávnění naleznete v této kapitole.