Tvorba dokumentů

Ke každé HR agendě můžete nahrát vlastní dokumenty typu Word jako šablony pro tiskové sestavy. V těchto Wordových dokumentech můžete použít Identifikátory políček, například tedy {{record.datumskoleni}} a systém pak v okamžiku exportu váš Wordový dokument naplní daty daného záznamu z agendy Giritonu.

V Menu uživatel - Správa - Vlastní agendy vyberte konkrétní agendu, třeba Evidence majetku. Přepněte se na kartu Sestavy a tlačítkem " + " přidejte nový dokument typu Word anebo zadejte URL adresu sdíleného docx souboru (třeba Dokumentu z Google Disku, který má povoleno sdílení, viz kapitola níže).

Automatické vyplnění dokumentu

Váš Wordový dokument lze v okamžiku exportu naplnit daty záznamu z dané agendy. Například do vašeho protokolu o BOZP školení budete chtít automaticky vyplnit jméno zaměstnance, popřípadě datum školení. K tomu slouží Identifikátory políček. Pro každé políčko každé agendy vidíte Identifikátor políčka v kartě Políčka agendy. Do dokumentu Word tedy na místo, kde má být datum školení, napíšete např. {{record.datumskoleni}} . Když pak v agendě Školení vyberete nějaký záznam, kliknete na Tisk a vyberete sestavu Protokol BOZP školení, stáhne se vám dokument Word automaticky naplněný daty vybraného záznamu.

Tímto způsobem můžete veškeré vaše Wordové dokumenty pro pracovní smlouvy, dodatky, předávací protokoly, protokoly o BOZP nebo jiných školeních nahrát do Giritonu jako šablony a následně je stahovat naplněné příslušnými daty.

Identifikátory pro agendu Personalistika

  • {{record.firstName}} - Jméno
  • {{record.lastName}} - Příjmení
  • {{record.number}} - Číslo uživatele
  • {{record.rodneCislo}} - Rodné číslo
  • {{record.bankAccountNumber}} - Číslo bank. účtu 
  • {{record.employmentContract}} - Typ prac. poměru
  • {{record.jobPosition}} - Pracovní pozice
  • {{record.dateOfBirth}} - Datum narození
  • {{record.startOfEmployment}} - Datum začátku prac. poměru
  • {{record.endOfEmployment}} - Datum konce prac. poměru
  • {{record.address}} - Adresa
    • {{record.address.street}} - Ulice
    • {{record.address.city}} - Město
    • {{record.address.postalCode}} - PSČ
    • {{record.address.state}} - Stát
    • {{record.address.country}} - Země
  • {{record.addressPermanent}} - Adresa trvalého bydliště
  • {{record.email}} - E-mailová adresa pracovní
  • {{record.emailPersonal}} - E-mailová adresa osobní
  • {{record.email?:record.emailPersonal}} - vloží pracovní mail, pokud ho nenajde, tak osobní mail
  • {{record.phoneNumber}} - Telefonní číslo pracovní
  • {{record.phoneNumberPersonal}} - Telefonní číslo osobní
  • {{record.workHourFund}} - Týdenní pracovní doba - při úvazku 20/40 hod. je to první číslo
  • {{record.workHourFunTotal}} - při úvazku 20/40 hod. je to druhé číslo
  • {{record.monthlyWorkHourFund}} - Měsíční pracovní doba
  • {{record.hourSalary}} - Hodinová odměna
  • {{record.monthSalary}} - Měsíční odměna
  • {{record.departments}} - Střediska
  • {{record.tags}} - Značky

Vstupní políčka šablony

Některé údaje je ale potřeba vyplnit až v okamžiku exportu dokumentu. Například na konci dokumentu bývá "Podepsáno v Praze", ale co vaše Brněnská pobočka? Proto jsme přidali tzv. Vstupní políčka.

Ke každé šabloně si můžete přidat libovolná Vstupní políčka různých typů (ano/ne, datum, text, ...), na která se vás systém zeptá při každém vytvoření dané tiskové sestavy. Například k Předávacímu protokolu si přidáte Políčka "Podepsáno v" (typu text), "Podepsáno dne" (typu datum) a "Zástupce zaměstnavatele" (typu Uživatel). Při každém vytvoření předávacího protokolu se vás pak Giriton na tyto údaje zeptá. V šabloně pak pro taková Políčka použijete nikoli identifikátor {{record.podepsanoDne}} ale {{input.podepsanoDne}}, prefix "input" označuje vstupní Políčka.

Funkce "pokud není zadáno, použij jinou hodnotu"

Například na konci dokumentu bývá sekce "Podepsáno v ...............". Ideálně použijete funkci Vstupní políčka, takže ve wordové šabloně bude uvedeno "Podepsáno v {{input.podepsanoV}}". Systém se při každém vytvoření dokumentu zeptá na vstupní políčko "Podepsáno v", kam uživatel zadá např. hodnotu "Brně".

Co když ale chcete někdy hodnotu vyplnit a jindy ponechat prázdnou? V případě prázdné hodnoty byste pak rádi ve vygenerovaném dokumentu měli "Podepsáno v ...............".

Právě pro tyto účely slouží funkcionalita "pokud není zadáno, použij hodnotu". Do šablony vložte text "Podepsáno v {{input.podepsanoV?:'………………….'}}". Systém takový řádek vyhodnotí tak, že "pokud je políčko input.podepsanoV zadáno, vypíše se jeho hodnota, jinak se vypíše hodnota za otazníkem a dvojtečkou, '………………….'.

Skrývání odstavců

V některých případech se může hodit funkce "skrýt odstavec" v závislosti na vstupních datech. Například v Předávacím protokolu chcete schovat odstavec povolující využívání předané předměty mimo pracoviště, ale jen v některých případech.

Do Wordového dokumentu v takovém případě na celý odstavec přidejte komentář, do kterého vložíte {{block.removeIf(input.odnaseniZakazano)}} s tím, že uvnitř kulatých závorek bude výraz typu Ano/Ne, v tomto případě jsme použili hodnotu vstupního políčka "Odnášení zakázáno". Při vytvoření dokumentu se výraz vyhodnotí a celý odstavec se případně skryje.

Další pokročilé funkce při práci s políčky

  • {{now}} - vypíše dnešní datum a aktuální čas
  • {{today}} - vypíše dnešní datum
  • {{company}} - vypíše název společnosti, na kterou je registrovaný váš firemní účet GIRITONu. Dále můžete také použít např. {{company.name}}, {{company.address}}, {{company.nationalId}}, {{company.vat}} nebo {{company.domain}}.
  • {{record.text == 'Muž' ? 'Ano' : 'Ne'}} - pokud textové pole obsahuje hodnotu "Muž", vypíše text "Ano", jinak vypíše text "Ne"
  • {{record.textovePole?.substring(0,1)}} - vypíše první znak pole typu text
  • {{record.poleHodnot?.joinNewLine()}} - u pole hodnot vypíše jednotlivé hodnoty s tím, že každou hodnotu umístí na samostatný řádek
  • {{record.poleHodnot?.!['Záznam: ' + #this].join(',')}} - vypíše záznamy z pole oddělené čárkou a s prefixem, výsledek bude vypadat jako: Zaznam: a, Zaznam: b, Zaznam: c
  • {{record.datum?:'---'}} - vypíše datum s tím, že pokud není vyplněné, vypíše definovaný text (v tomto případě 3 pomlčky za sebou)
  • {{record.datumACas?.toLocalDate().toString(“dd.MM.yyyy”)}} - vypíše pouze datum z pole typu datum a čas
  • {{record.datumACas?.toLocalTime().toString(“hh:mm”)}} - vypíše pouze čas z pole typu datum a čas
  • {{record.photo.width(---).height(---)}} - zobrazí fotografii vybraného uživatele ve zvolené šířce a výšce
  • {{record.monthSalary.format('#,###.##')}} - Měsíční odměna v jiném formátu. Při tomto nastavení zobrazí např. 35 000 (s mezerami).

Dokument Google jako šablona

Jako šablonu pro tvorbu dokumentu můžete použít váš dokument typu Word, do kterého přidáte Identifikátory políček dané agendy a nahrajete jej do Giritonu. Když bude později nutno šablonu upravit (například přidat nový odstavec do předávacího protokolu), Wordovou šablonu z Giritonu stáhnete, upravíte ji a znova ji do Giritonu nahrajete.

Jako šablonu ale můžete použít i sdílený Google Dokument. Stačí, když v Giritonu -> Menu uživatel -> Správa -> Vlastní agendy -> Sestavy kliknete na "+", vyberete volbu "URL adresa" a zadáte URL adresu sdíleného Google Dokumentu. Tu získáte tak, že v okně s daným Google Dokumentem kliknete Sdílet -> Všichni kdo mají odkaz -> Zkopírovat odkaz. Váš Google Dokument pak bude použit jako šablona stejně, jakoby šlo do dokument Word.