Tvorba dokumentů

Ke každé HR agendě můžete nahrát vlastní dokumenty typu Word jako šablony pro tiskové sestavy. V těchto Wordových dokumentech můžete použít Identifikátory políček, například tedy {{record.datumskoleni}} a systém pak v okamžiku exportu váš Wordový dokument naplní daty daného záznamu z agendy Giritonu.

V Menu uživatel - Správa - Vlastní agendy vyberte konkrétní agendu, třeba Evidence majetku. Přepněte se na kartu Sestavy a tlačítkem " + " přidejte nový dokument typu Word anebo zadejte URL adresu sdíleného docx souboru (třeba Dokumentu z Google Disku, který má povoleno sdílení, viz kapitola níže).

Automatické vyplnění dokumentu

Váš Wordový dokument lze v okamžiku exportu naplnit daty záznamu z dané agendy. Například do vašeho protokolu o BOZP školení budete chtít automaticky vyplnit jméno zaměstnance, popřípadě datum školení. K tomu slouží Identifikátory políček. Pro každé políčko každé agendy vidíte Identifikátor políčka v kartě Políčka agendy. Do dokumentu Word tedy na místo, kde chcete má být datum školení, napíšete např. {{record.datumskoleni}} . Když pak v agendě Školení vyberete nějaký záznam, kliknete na Tisk a vyberete sestavu Protokol BOZP školení, stáhne se vám dokument Word automaticky naplněný daty vybraného záznamu.

Tímto způsobem můžete veškeré vaše Wordové dokumenty pro pracovní smlouvy, dodatky, předávací protokoly, protokoly o BOZP nebo jiných školeních nahrát do Giritonu jako šablony a následně je stahovat naplněné příslušnými daty.

Vstupní políčka šablony

Některé údaje je ale potřeba vyplnit až v okamžiku exportu dokumentu. Například na konci dokumentu bývá "Podepsáno v Praze", ale co vaše Brněnská pobočka? Proto jsme přidali tzv. Vstupní políčka.

Ke každé šabloně si můžete přidat libovolná Vstupní políčka různých typů (ano/ne, datum, text, ...), na která se vás systém zeptá při každém vytvoření dané tiskové sestavy. Například k Předávacímu protokolu si přidáte Políčka "Podepsáno v" (typu text), "Podepsáno dne" (typu datum) a "Zástupce zaměstnavatele" (typu Uživatel). Při každém vytvoření předávacího protokolu se vás pak Giriton na tyto údaje zeptá. V šabloně pak pro taková Políčka použijete nikoli identifikátor {{record.podepsanoDne}} ale {{input.podepsanoDne}}, prefix "input" označuje vstupní Políčka.

Vstupní políčka šablony

Funkce "pokud není zadáno, použij jinou hodnotu"

Například na konci dokumentu bývá sekce "Podepsáno v ...............". Ideálně použijete funkci Vstupní políčka, takže ve wordové šabloně bude uvedeno "Podepsáno v {{input.podepsanoV}}". Systém se při každém vytvoření dokumentu zeptá na vstupní políčko "Podepsáno v", kam uživatel zadá např. hodnotu "Brně".

Co když ale chcete někdy hodnotu vyplnit a jindy ponechat prázdnou? V případě prázdné hodnoty byste pak rádi ve vygenerovaném dokumentu měli "Podepsáno v ...............".

Právě pro tyto účely slouží funkcionalita "pokud není zadáno, použij hodnotu". Do šablony vložte text "Podepsáno v {{input.podepsanoV?:'………………….'}}". Systém takový řádek vyhodnotí tak, že "pokud je políčko input.podepsanoV zadáno, vypíše se jeho hodnota, jinak se vypíše hodnota za otazníkem a dvojtečkou, '………………….'.

Skrývání odstavců

V některých případech se může hodit funkce "skrýt odstavec" v závislosti na vstupních datech. Například v Předávacím protokolu chcete schovat odstavec povolující využívání předané předměty mimo pracoviště, ale jen v některých případech.

Do Wordového dokumentu v takovém případě na celý odstavec přidejte komentář, do kterého vložíte {{block.removeIf(input.odnaseniZakazano)}} s tím, že uvnitř kulatých závorek bude výraz typu Ano/Ne, v tomto případě jsme použili hodnotu vstupního políčka "Odášení zakázáno". Při vytvoření dokumentu se výraz vyhodnotí a celý odstavec se případně skryje.

Dokument Google jako šablona

Jako šablonu pro tvorbu dokumentu můžete použít váš dokument typu Word, do kterého přidáte Identifikátory políček dané agendy a nahrajete jej do Giritonu. Když bude později nutno šablonu upravit (například přidat nový odstavec do předávacího protokolu), Wordovou šablonu z Giritonu stáhnete, upravíte ji a znova ji do Giritonu nahrajete.

Jako šablonu ale můžete použít i sdílený Google Dokument. Stačí, když v Giritonu -> Menu uživatel -> Správa -> Vlastní agendy -> Sestavy kliknete na "+", vyberete volbu "URL adresa" a zadáte URL adresu sdíleného Google Dokumentu. Tu získáte tak, že v okně s daným Google Dokumentem kliknete Sdílet -> Všichni kdo mají odkaz -> Zkopírovat odkaz. Váš Google Dokument pak bude použit jako šablona stejně, jakoby šlo do dokument Word.