Notifikace
Ke každé agendě můžete přidat notifikaci, která přijde v podobě e-mailu.
Notifikace slouží k včasnému informování o blížícím se datu výročí dané události, kterou si sami zvolíte. Je tak možné nastavit notifikaci k Evidenci vozidel na datum konce technické kontroly vozidla nebo například k agendě Evidence majetku se bude hodit notifikace, která Vám dá vědět, když se bude blížit výročí hodnoty v políčku "Datum konce záruky".
Díky notifikacím se včas dozvíte o událostech jednotlivých záznamů v HR agendách, aktivovat můžete i propojení do Kalendáře.
Nastavení notifikace
Nastavení notifikací lze provést v Menu uživatele (vaše jméno vlevo nahoře) - Správa - Vlastní agendy - libovolná agenda - karta 3 Notifikace - záložka Základní.
Základní
Na této záložce se nastavuje sledovaná osoba a konkrétní pole s datem.
- Přidání nové notifikace lze jednoduše provést kliknutím na zelené tlačítko +.
- Pojmenujte ji libovolným názvem. např. "Notifikace o blížící se technické kontrole vozidla".
- Do pole s datem vyberte název pole, které bude notifikace sledovat, např. "Technická kontrola vozidla vyprší dne". Pokud takové pole ještě nemáte, přidejte ho v nastavení Políček agendy viz odkaz zde.
- Do Pole s osobou vyberte pole, kterým v agendě sledujete konkrétního zaměstnance. Pokud záznam dané HR agendy skrze nějaké políčko agendy souvisí s uživatelem z Personalistiky (např. v Evidenci Vozidel na políčku "Přiděleno uživateli"), poté můžete notifikaci nastavit tak, aby zaslala email danému uživateli na jeho emailovou adresu, kterou má v Personalistice nastavenou.
PŘÍKLAD: Chcete odeslat upozornění na končící platnost technické kontroly vozidla 30 dní předem.
Název: Technická kontrola
Typ podmínky: Časová podmínka
Pole s datem: Platnost STK do
Pole s osobou: Zaměstnanec
Podmínka
V této záložce si navolíme čas či periodu, po jaké se bude upozornění opakovat.
Perioda znamená, po jak dlouhém období se má notifikace opakovat.
Opakování může být dále nastaveno na
- vždy, tj. po každém uběhnutí periody,
- jednou, tj. notifikace se odešle pouze jednou.
- Upozornit předem umožňuje nastavit, kdy přesně se má notifikace odeslat.
PŘÍKLAD: Chcete odeslat upozornění na končící platnost technické kontroly vozidla 30 dní předem.
Perioda: 1 Rok
Opakování periody: Vždy
Upozornit: 30 Den předem
Příjemci
Zde lze nastavit příjemce, kterým má vytvořená notifikace přijít do e-mailu.
Jako příjemce lze vždy použít pouze jednu z uvedených možností.
Tedy systém zašle notifikaci
- uživateli, který je u daného záznamu této agendy nastaven v políčku Pole s osobou viz výše
- pouze lidem s požadovaným oprávněním
- osobám se značkou
Nastavení oprávnění + osoby se značkou nelze kombinovat.
Pokud chcete odeslat notifikaci na lidi s určitým oprávněním, ale chcete vynechat jen specifické osoby, pak těmto osobám přidělíte značku v Personalistice a zde nastavíte, že se této značky notifikace netýká.
PŘÍKLAD: Chcete odeslat upozornění na končící platnost technické kontroly vozidla 30 dní předem. Notifikace odchází pouze lidem, kteří mají oprávnění upravovat vlastní agendu Vozový park, neplatí však pro pana Novotného, který má značku neodesilat_notifikace.
Zaslat osobám s oprávněním: Agenda Vozový park - úprava záznamů
Netýká se osob se značkou: neodesilat_notifikace
Zahrnuté osoby
Tato karta je aktivní pouze tehdy, pokud na záložce Základní nastavíte políčko Pole s osobou.
Na této záložce, lze vymezit záznamy dané HR agendy, které skrze políčka Pole s osobou ukazují na uživatele ze středisek či značek nastavených zde. Tyto záznamy budou v notifikaci zmíněny.
PŘÍKLAD: Chcete odesílat notifikace na výročí data nástupů zaměstnanců ze střediska Kancelář. Notifikace má přijít pouze vedoucí kanceláře, která má značku vedouci_kancelar.
Na záložce Příjemci: Zaslat emailem osobám se značkou vedouci_kancelar
Na záložce Zahrnuté osoby: středisko Kancelář
Notifikace lze nastavit na záznamy dané HR agendy:
- přiřazené osobám z konkrétního střediska nebo více středisek
- přiřazené osobám s konkrétní značkou nebo značkami
Pokud má notifikace sledovat záznamy přiřazené lidem v konkrétním středisku, ale chcete vynechat jen specifické osoby, které v tomto středisku také jsou, pak těmto osobám přidělíte značku v Personalistice a zde nastavíte, že se této značky notifikace netýká.
Správa středisek je také v agendě Personalistika.
Text emailu
V textu emailu lze nastavit plné znění e-mailu, a to včetně použití výrazů, tzv. identifikátorů.
Můžete tak například vytvořit jednu univerzální zprávu, která se bude přizpůsobovat jménu, datu, adrese, názvu vozidla, konce kontroly STK a jiným proměnným v e-mailu. Zaměstnancům či nadřízeným tak vždy přijde zpráva s aktuálními informacemi.
Nastavení automaticky generovaného upozornění může vypadat takto.
![](http://d33v4339jhl8k0.cloudfront.net/docs/assets/618e4c4c6a8a6772ed86a78a/images/6622675fd21f4911eeb0ea5a/file-yYXyHnXGFI.png)
Výsledný e-mail pak přijde v této podobě.
![](http://d33v4339jhl8k0.cloudfront.net/docs/assets/618e4c4c6a8a6772ed86a78a/images/66226059d21f4911eeb0ea51/file-nHJvvq1D84.png)
Výrazy (identifikátory) lze dále použít také pro automatické vyplnění dokumentů nebo tiskových sestav. Zejména prosím věnujte pozornost kapitole Další pokročilé funkce při práci s políčky.
Příklady užití notifikací
Evidence majetku
- Informování o blížícím se konci záruční doby
- Plánovaná revize
Evidence uchazečů
- Blížící se datum pohovoru
- Datum nástupu či konce pracovního poměru zaměstnance
- Plánované školení
Lékařské prohlídky
- Datum plánované lékařské prohlídky
Vozový park
- Blíží se datum technické kontroly
- Plánovaná revize vozidla
Více o HR agendách se dozvíte v tomto článku.