Notifikace

Ke každé agendě můžete přidat notifikaci, která přijde v podobě e-mailu.

Notifikace slouží k včasnému informování o blížícím se datu výročí dané události, kterou si sami zvolíte. Je tak možné nastavit notifikaci k Evidenci vozidel na datum konce technické kontroly vozidla nebo například k agendě Evidence majetku se bude hodit notifikace, která Vám dá vědět, když se bude blížit výročí hodnoty v políčku "Datum konce záruky".

Díky notifikacím se včas dozvíte o událostech jednotlivých záznamů v HR agendách, aktivovat můžete i propojení do Kalendáře.

Nastavení notifikace

Nastavení notifikací lze provést v Menu uživatele (vaše jméno vlevo nahoře) - Správa - Vlastní agendy - libovolná agenda - karta 3 Notifikace - záložka Základní.

Základní

Na této záložce se nastavuje sledovaná osoba a konkrétní pole s datem.

1. Přidání nové notifikace lze jednoduše provést kliknutím na zelené tlačítko +.
2. Pojmenujte ji libovolným názvem. např. "Notifikace o blížící se technické kontrole vozidla".
3. Do pole s datem vyberte název pole, které bude notifikace sledovat, např. "Technická kontrola vozidla vyprší dne". Pokud takové pole ještě nemáte, přidejte ho v nastavení Políček agendy viz odkaz zde.
4. Do Pole s osobou vyberte pole, kterým v agendě sledujete konkrétního zaměstnance. Pokud záznam dané HR agendy skrze nějaké políčko agendy souvisí s uživatelem z Personalistiky (např. v Evidenci Vozidel na políčku "Přiděleno uživateli"), poté můžete notifikaci nastavit tak, aby zaslala email danému uživateli na jeho emailovou adresu, kterou má v Personalistice nastavenou.

Podmínka

V této záložce si navolíme čas či periodu, po jaké se bude upozornění opakovat.

1. Perioda znamená, po jak dlouhém období se má notifikace opakovat.

   Opakování může být dále nastaveno na

   - vždy, tj. po každém uběhnutí periody,

   - jednou, tj. notifikace se odešle pouze jednou.

2. Upozornit předem umožňuje nastavit, kdy přesně se má notifikace odeslat.

Příjemci

Zde lze nastavit příjemce, kterým má vytvořená notifikace přijít do e-mailu.

Jako příjemce lze vždy použít pouze jednu z uvedených možností.

Tedy systém zašle notifikaci

• uživateli, který je u daného záznamu této agendy nastaven v políčku Pole s osobou viz výše
• pouze lidem s požadovaným oprávněním
• osobám se značkou

Nastavení oprávnění + osoby se značkou nelze kombinovat.

Pokud chcete odeslat notifikaci na lidi s určitým oprávněním, ale chcete vynechat jen specifické osoby, pak těmto osobám přidělíte značku v Personalistice a zde nastavíte, že se této značky notifikace netýká.

Zahrnuté osoby

Tato karta je aktivní pouze tehdy, pokud na záložce Základní nastavíte políčko Pole s osobou.

Na této záložce, lze vymezit záznamy dané HR agendy, které skrze políčka Pole s osobou ukazují na uživatele ze středisek či značek nastavených zde. Tyto záznamy budou v notifikaci zmíněny.

Notifikace lze nastavit na záznamy dané HR agendy:

• přiřazené osobám z konkrétního střediska nebo více středisek
• přiřazené osobám s konkrétní značkou nebo značkami

Pokud má notifikace sledovat záznamy přiřazené lidem v konkrétním středisku, ale chcete vynechat jen specifické osoby, které v tomto středisku také jsou, pak těmto osobám přidělíte značku v Personalistice a zde nastavíte, že se této značky notifikace netýká.

Správa středisek je také v agendě Personalistika.

Text emailu

V textu emailu lze nastavit plné znění e-mailu, a to včetně použití výrazů, tzv. identifikátorů.

Můžete tak například vytvořit jednu univerzální zprávu, která se bude přizpůsobovat jménu, datu, adrese, názvu vozidla, konce kontroly STK a jiným proměnným v e-mailu. Zaměstnancům či nadřízeným tak vždy přijde zpráva s aktuálními informacemi.

Nastavení automaticky generovaného upozornění může vypadat takto.

Výsledný e-mail pak přijde v této podobě.

Výrazy (identifikátory) lze dále použít také pro automatické vyplnění dokumentů nebo tiskových sestav. Zejména prosím věnujte pozornost kapitole Další pokročilé funkce při práci s políčky.

Příklady užití notifikací

Evidence majetku

• Informování o blížícím se konci záruční doby
• Plánovaná revize

Evidence uchazečů

• Blížící se datum pohovoru
• Datum nástupu či konce pracovního poměru zaměstnance
• Plánované školení

Lékařské prohlídky

• Datum plánované lékařské prohlídky

Vozový park

• Blíží se datum technické kontroly
• Plánovaná revize vozidla

Více o HR agendách se dozvíte v tomto článku.