Digitální podepisování dokumentů

V GIRITONu můžete ukládat i dokumenty. Nejčastěji si například k Uživateli nahrajete PDF s pracovní smlouvou nebo BOZP školením, anebo použijete funkci Generování dokumentů , která dokument nejprve vygeneruje z vaší šablony a poté uloží.

Tyto dokumenty můžete následně také digitálně podepisovat, a to přes integraci se službou DigiSign. Digitální podpis splňuje nařízení eIDAS.

Cena

Cena funkce Digitální podpis je 19,- bez DPH za jednu podepsanou obálku (ve které může být jak více dokumentů, tak více signatářů). Digitální podpisy jsou realizovány přes službu DigiSign.

Ve fakturaci za Giriton pak bude počet digitálně podepsaných dokumentů v daném měsíci uveden jako samostatná položka.

Aktivace a nastavení funkce

Funkci Podepsat dokumenty mají dostupnou uživatelé, kteří mají oprávnění Zasílání požadavků na digitální podpis. Nejprve se tedy ujistěte, že uživatelé, kteří mají mít možnost zaslat dokumenty k digitálnímu podpisu, mají toto oprávnění uděleno.

Výchozí volby digitálních podpisů můžete upravit v Menu uživatel - Nastavení - Digitální podepisování. V této kartě, kterou vidí pouze uživatelé s oprávněním administrátor, můžete upravit výchozí volby pro digitální podpisy.

Podepsání dokumentů

Ve webové aplikaci GIRITON jděte do některé agendy s aktivovanou funkcí "Zobrazit Kartu Dokumenty" a "Umožnit digitální podepisování dokumentů", tedy například agenda Personalistika.

V kartě Dokumenty (kterou uvidíte pouze máte-li oprávnění Prohlížení dokumentů) nahrajte k uživateli nový dokument (máte-li oprávnění Úprava dokumentů) a Uložte změny.

Vyberte jeden nebo více dokumentů, které si přejete digitálně podepsat a klikněte na tlačítko Podepsat dokumenty. Podepisovat lze pouze dokumenty typu PDF nebo DOCX (Word).

V tabulce Podepisující můžete přidat více uživatelů, kteří mají dokument podepsat a také způsob, jakým bude těmto uživatelům výzva k podpisu doručena (osobní email, pracovní email, SMS, ...).

Po kliku na Zaslat obálku bude uživatelům poslán email se soubory k podpisu.

Ve chvíli, kdy poslední uživatel obálku podepíše, změní se stav obálky a všech dokumentů v ní na Podepsáno a dané soubory v Giritonu budou nahrazeny soubory digitálně podepsanými, tzn. obsahujícími data o podpisu všech podepisujících uživatelů.

Správné podepisování HR dokumentů

Pozor, u většiny HR dokumentů je nutno pro doručení použít osobní a nikoli firemní email zaměstnance. Pamatujte tedy na to, aby v dialogu pro podpis dokumentu byl zvolen Email osobní a také aby u daného uživatele byl v agendě Personalistika > Kontakt jeho osobní email vyplněn.


Elektronické podpisy se dělí na:

  • Prostý elektronický podpis
  • Zaručený elektronický podpis (podpis založený na certifikátech)
  • Uznávaný elektronický podpis (jde o zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, certifikát může být uložen v PC a nemusí být na tokenu)
  • Kvalifikovaný elektronický podpis (kvalifikovaný certifikát je uložen na tokenu)

Dokumenty digitálně podepsané z GIRITONu přes službu Digisign mají navíc také časové razítko typu I.CA TSA platné 5 let, které se automaticky prodlužuje.

Při podpisu pomocí "Prostého elektronického podpisu" doporučujeme ve volbě "Ověření příjemce" zvolit Bankovní identitu. Právní vymahatelnost takového digitálního podpisu je pak mnohem vyšší, než při ověření například pouze Emailem.

Při podpisu pomocí Uznávaného / Kvalifikovaného el. podpisu je potřeba si do prohlížeče nainstalovat doplněk dle návodu zde.

Více informací o digitálním podepisování HR dokumentů naleznete v článku na Digisign.cz dále na PravniProstor.cz , na blogu AK Horáček a Partneři , webináři o elektronickém podepisování a zejména pak ve znění samotného zákona .

POZOR: Při ověření pomocí Bankovní identity je potřeba, aby se jméno, příjmení, i osobní email uživatele shodovaly s údaji, které má vedené ve své bance. Ověření Bankovní identitou tak selže v případě, kdy má uživatel ve své bance registrován jiný osobní email, než na který mu posíláte obálku k podpisu.

POZOR: Dokumenty se dělí do dvou skupin, dle kterých se liší způsoby el. podpisu a doručování.


1) Běžné a ostatní pracovněprávní dokumenty

  • Běžné pracovněprávní dokumenty:
    • Např.: Pracovní smlouva, DPP, DPČ, Dodatky, Dohoda o ukončení, Dohoda o "homeoffice", Dohody o srážkách, svěřených hodnotách, Souhlas s elektronickou komunikací, ...
    • Podepsat alespoň formou: Prostý el. podpis (doporučujeme ověření formou Bankovní identity, nikoli pouze emailem nebo pouze SMS)
  • Ostatní dokumenty (Písemná informace):
    • Např.: GDPR, PO, BOZP, Řidiči, Vnitřní směrnice
    • Podepsat stačí formou: Autosign (elektronická pečeť)
  • Na doručování těchto dokumentů se uplatní obecná právní úprava o doručování obsažená v občanském zákoníku.

2) Důležité pracovněprávní dokumenty, resp. "Písemnosti"

  • Sem patří tyto písemnosti:
    • Výpověď z pracovního poměru.
    • Okamžité zrušení pracovního poměru.
    • Zrušení pracovního poměru ve zkušební době.
    • Dalších písemností týkající se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, s výjimkou dohody podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a).
    • Odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa.
    • Mzdový výměr nebo Platový výměr.
  • Pro doručení na email zaměstnance je nutný souhlas zaměstnance, pro doručení datovou schránkou nikoli.
  • Jejich doručování má zákoníkem práce v § 334 až 337 stanoveno zvláštní pravidla doručování, které mj. říkají, že "Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací musí být podepsána minimálně uznávaným elektronickým podpisem".