Digitální podepisování dokumentů

V GIRITONu můžete ukládat i dokumenty. Nejčastěji si například k Uživateli nahrajete PDF s pracovní smlouvou nebo BOZP školením, anebo použijete funkci Generování dokumentů , která dokument nejprve vygeneruje z vaší šablony a poté uloží.

Tyto dokumenty můžete následně také digitálně podepisovat, a to přes integraci se službou DigiSign. Digitální podpis splňuje nařízení eIDAS.

Cena

Cena funkce Digitální podpis je 19,- bez DPH za jednu podepsanou obálku (ve které může být jak více dokumentů, tak více signatářů). Digitální podpisy jsou realizovány přes službu DigiSign.

Ve fakturaci za Giriton pak bude počet digitálně podepsaných dokumentů v daném měsíci uveden jako samostatná položka.

Aktivace a nastavení funkce

Funkci Podepsat dokumenty mají dostupnou uživatelé, kteří mají oprávnění Zasílání požadavků na digitální podpis. Nejprve se tedy ujistěte, že uživatelé, kteří mají mít možnost zaslat dokumenty k digitálnímu podpisu, mají toto oprávnění uděleno.

Výchozí volby digitálních podpisů můžete upravit v Menu uživatel - Nastavení - Digitální podepisování. V této kartě, kterou vidí pouze uživatelé s oprávněním administrátor, můžete upravit výchozí volby pro digitální podpisy.

Podepsání dokumentů

Ve webové aplikaci GIRITON jděte do některé agendy s aktivovanou funkcí "Zobrazit Kartu Dokumenty" a "Umožnit digitální podepisování dokumentů", tedy například agenda Personalistika.

V kartě Dokumenty (kterou uvidíte pouze máte-li oprávnění Prohlížení dokumentů) nahrajte k uživateli nový dokument (máte-li oprávnění Úprava dokumentů) a Uložte změny.

Vyberte jeden nebo více dokumentů, které si přejete digitálně podepsat a klikněte na tlačítko Podepsat dokumenty. Podepisovat lze pouze dokumenty typu PDF nebo DOCX (Word).

V tabulce Podepisující můžete přidat více uživatelů, kteří mají dokument podepsat a také způsob, jakým bude těmto uživatelům výzva k podpisu doručena (osobní email, pracovní email, SMS, ...).

Po kliku na Zaslat obálku bude uživatelům poslán email se soubory k podpisu.

Ve chvíli, kdy poslední uživatel obálku podepíše, změní se stav obálky a všech dokumentů v ní na Podepsáno a dané soubory v Giritonu budou nahrazeny soubory digitálně podepsanými, tzn. obsahujícími data o podpisu všech podepisujících uživatelů.

Správné podepisování HR dokumentů

Pozor, u většiny HR dokumentů je nutno použít osobní a nikoli firemní email zaměstnance. Pamatujte tedy na to, aby v dialogu pro podpis dokumentu byl zvolen Email osobní a také aby u daného uživatele byl v agendě Personalistika > Kontakt jeho osobní email vyplněn.

Dokumenty digitálně podepsané přes GIRITON mají vždy také časové razítko typu I.CA TSA platné 5 let, které se automaticky prodlužuje.

Více informací o digitálním podepisování HR dokumentů naleznete v článku Digisign (dodavatel elektronických podpisu v GIRITONu).