Workflows

Workflows slouží k usnadnění práce s HR systémem tak, aby bylo vše co nejvíce zautomatizováno.

Ke každé agendě můžete přidat různá workflows. Mohou to být tlačítka, kterými vyzvete uživatele k doplnění různých údajů do agendy, nebo připomínky výročí v podobně e-mailových zpráv.

Pomocí tlačítek tak například vyzvete nové zaměstnance, aby doplnili do Personalistiky chybějící údaje nebo požádáte konkrétní řidiče o doplnění stavu tachometru vozidla do agendy Evidence vozového parku.

Přípomínky slouží k včasnému informování o blížícím se datu výročí dané události, kterou si sami zvolíte. Je tak možné nastavit připomínku k Evidenci vozidel na datum konce technické kontroly vozidla nebo například k agendě Evidence majetku se bude hodit připomínka, která Vám dá vědět, když se bude blížit výročí hodnoty v políčku Datum konce záruky.

Díky připomínkám se včas dozvíte o událostech jednotlivých záznamů v HR agendách, aktivovat můžete i propojení do Kalendáře.

Nastavení workflow - tlačítko

Nastavení workflow lze provést v Menu uživatele (vaše jméno vlevo nahoře) - Správa - Vlastní agendy - libovolná agenda - karta Workflows - záložka Základní.

Základní

Na této záložce přidáte nové workflow a stanovíte způsob autentizace příjemce a doručení zprávy.

  1. Přidání nového workflow lze jednoduše provést kliknutím na zelené tlačítko + Přidat a výběrem nabídky Požádat uživatele o doplnění údajů.
  2. Označte nově vytvořené workflow a zadejte název. Název je totožný s textem, které se objeví na tlačítku ve vybrané agendě.
  3. Způsob autentizace určuje, jak příjemce ověří svou totožnost.
  • Účet GIRITON - pokud má příjemce vytvořené přihlašovací údaje do GIRITONu, pak je po obdržení e-mailové výzvy zadá, aby mohl vyplnit požadované údaje.
  • Email nebo SMS - pokud příjemce nemá vytvořené přihlašovací údaje, bude se muset před vyplněním údajů ověřit pomocí e-mailu nebo SMS.

  1. Příjemce automaticky vybere u konkrétního záznamu v agendě konkrétního adresáta. Příjemce vybíráte pomocí tzv. výrazů, které odpovídají jednotlivým políčkům v agendě.

    Například pokud je v agendě pole s názvem Přiděleno uživateli, které odkazuje na konkrétního uživatele, pak zde zvolíte výraz record.pridelenoUzivateli.

  2. Email/Telefon dle vybraného výrazu vyberete, kam se má workflow příjemci odeslat.

PŘÍKLAD: V Evidenci vozového parku je vytvořeno pole Přiděleno uživateli, ve kterém se nabízí všichni zaměstnanci. V nastavení workflow v poli Příjemce vyberete výraz určený pro pole Přiděleno uživateli (obrázek 1).

Pokud vozidlo paní Novákové označíte a následně stiskněte workflow tlačítko (obrázek 2), systém automaticky vyhledá kontaktní informace právě paní Novákové (obrázek 3).

  1. Expiruje za sleduje stanovené období. Pokud do tohoto období nebude připomínka dokončena, bude odesílatel oznámen o její expiraci.
  • Upozornit odesílatele po dokončení - odešle odesílateli notifikaci po doplnění údajů příjemcem.
  • Upozornit odesílatele na selhání - odešle odesílateli notifikaci v případě, že příjemce odmítne doplnit údaje.

Políčka agendy

Zde vybíráte, která výchozí políčka budete chtít od příjemce vyplnit. Nové pole přidáte kliknutím na ikonu +.

Můžete vybrat, zda je vyplnění pole povinné či nikoli. Před samotným odesláním konkrétní připomínky lze pole přidat, smazat či upravit v průběhu workflow.

Text e-mailu

V textu emailu lze nastavit plné znění e-mailu, a to včetně použití výrazů, tzv. identifikátorů.

Můžete tak například vytvořit jednu univerzální zprávu, která se bude přizpůsobovat jménu, datu, názvu vozidla a jiným proměnným v e-mailu.

Aby příjemce mohl doplnit požadované údaje, je třeba vždy do textu e-mailu přidat výraz  {{url}}. Ten vygeneruje do e-mailu automatický odkaz. Po kliknutí na něj se příjemce ověří zvolenou metodou a následně vyplní požadovaná pole.

Před samotným odesláním konkrétní připomínky lze text upravit v průběhu workflow.

Po dokončení nastavení spustíte workflow vytvořeným tlačítkem v dané agendě a jednotlivé atributy můžete před odesláním dále upravit.

Nastavení workflow - připomínka výročí

Nastavení workflows lze provést v Menu uživatele (vaše jméno vlevo nahoře) - Správa - Vlastní agendy - libovolná agenda - karta Workflow - záložka Základní.

Základní

Na této záložce se nastavuje sledovaná osoba a konkrétní pole s datem.

  1. Přidání nového workflow lze jednoduše provést kliknutím na zelené tlačítko + Přidat a výběrem nabídky Připomínka výročí záznamu vlastní agendy.
  2. Označte nově vytvořené workflow a zadejte název. 
  3. Do pole s datem vyberte název pole, které bude workflow sledovat, např. "STK platná do". Pokud takové pole ještě nemáte, přidejte ho v nastavení Políček agendy viz odkaz zde.
  4. Do Pole s osobou vyberte pole, kterým v agendě sledujete konkrétního zaměstnance. Pokud záznam dané HR agendy skrze nějaké políčko agendy souvisí s uživatelem z Personalistiky (např. v Evidenci Vozidel na políčku "Přiděleno uživateli"), poté můžete workflow nastavit tak, aby zaslala e-mail danému uživateli na jeho e-mailovou adresu, kterou má v Personalistice nastavenou.

PŘÍKLAD: Chcete odeslat upozornění na končící platnost technické kontroly vozidla 30 dní předem.

Název: Blíží se termín STK

Typ podmínky: Časová podmínka

Pole s datem: STK platná do

Pole s osobou: Zaměstnanec

Podmínka

V této záložce si navolíme čas či periodu, po jaké se bude upozornění opakovat.

  1. Perioda znamená, po jak dlouhém období se má workflow opakovat.

    Opakování může být dále nastaveno na

    - vždy, tj. po každém uběhnutí periody,

    - jednou, tj. workflow se odešle pouze jednou.

  2. Upozornit předem umožňuje nastavit, kdy přesně se má workflow spustit.

PŘÍKLAD: Chcete odeslat upozornění na končící platnost technické kontroly vozidla 30 dní předem.

Perioda: 2 Roky

Opakování periody: Vždy

Upozornit: 30 Den předem

Příjemci

Zde lze nastavit příjemce, kterým má vytvořená připomínka přijít do e-mailu.

Jako příjemce lze vždy použít pouze jednu z uvedených možností.

Tedy systém zašle připomínku výročí záznamu

  • uživateli, který je u daného záznamu této agendy nastaven v políčku Pole s osobou viz výše
  • pouze lidem s požadovaným oprávněním
  • osobám se značkou

Nastavení oprávnění + osoby se značkou nelze kombinovat.

Pokud chcete odeslat připomínku výročí na lidi s určitým oprávněním, ale chcete vynechat jen specifické osoby, pak těmto osobám přidělíte značku v Personalistice a zde nastavíte, že se této značky workflow netýká.

PŘÍKLAD: Chcete odeslat upozornění na končící platnost technické kontroly vozidla 30 dní předem. Workflow odchází pouze lidem, kteří mají oprávnění upravovat vlastní agendu Vozový park, neplatí však pro pana Novotného, který má značku neodesilat_emaily

Zaslat osobám s oprávněním: Agenda Vozový park - úprava záznamů

Netýká se osob se značkou: neodesilat_emaily

Zahrnuté osoby

Tato karta je aktivní pouze tehdy, pokud na záložce Základní nastavíte políčko Pole s osobou.

Na této záložce, lze vymezit záznamy dané HR agendy, které skrze políčka Pole s osobou ukazují na uživatele ze středisek či značek nastavených zde. Tyto záznamy budou ve workflow zmíněny.

PŘÍKLAD: Chcete odesílat připomínky na výročí data nástupů zaměstnanců ze střediska Kancelář. Informace má přijít pouze vedoucí kanceláře, která má značku vedouci_kancelar.

Na záložce Příjemci: Zaslat emailem osobám se značkou vedouci_kancelar

Na záložce Zahrnuté osoby: středisko Kancelář

Workflow lze nastavit na záznamy dané HR agendy:

  • přiřazené osobám z konkrétního střediska nebo více středisek
  • přiřazené osobám s konkrétní značkou nebo značkami

Pokud má workflow sledovat záznamy přiřazené lidem v konkrétním středisku, ale chcete vynechat jen specifické osoby, které v tomto středisku také jsou, pak těmto osobám přidělíte značku v Personalistice a zde nastavíte, že se této značky workflow netýká.

Správa středisek je také v agendě Personalistika.

Text emailu

V textu emailu lze nastavit plné znění e-mailu, a to včetně použití výrazů, tzv. identifikátorů.

Můžete tak například vytvořit jednu univerzální zprávu, která se bude přizpůsobovat jménu, datu, adrese, názvu vozidla, konce kontroly STK a jiným proměnným v e-mailu. Zaměstnancům či nadřízeným tak vždy přijde zpráva s aktuálními informacemi.


Výrazy (identifikátory) lze dále použít také pro automatické vyplnění dokumentů nebo tiskových sestav. Zejména prosím věnujte pozornost kapitole Další pokročilé funkce při práci s políčky.

Příklady užití workflow s připomínkami

Evidence majetku

  • Informování o blížícím se konci záruční doby
  • Plánovaná revize

Evidence uchazečů

  • Blížící se datum pohovoru
  • Datum nástupu či konce pracovního poměru zaměstnance
  • Plánované školení

Lékařské prohlídky

  • Datum plánované lékařské prohlídky

Vozový park

  • Blíží se datum technické kontroly
  • Plánovaná revize vozidla

Více o HR agendách se dozvíte v tomto článku.